Cuando estás en horario de trabajo, no quieres ser interrumpido. Asegúrate de que tu equipo sepa que no te molestarán con este Zap. Este aplicativo estará atento a Toggl cuando comiences nuevas entradas de tiempo, y actualizará tu estado en Slack para que las personas sepan que estás ocupado.
Crear registros en Airtable para nuevas facturas de QuickBooks Online.
La entrada de datos puede ser la parte más tediosa de cualquier venta. Zapier y QuickBooks eliminan la molestia del proceso al crear automáticamente recibos de ventas y facturas. Y después de tu venta, puedes usar Zapier para mantener conectados a tus usuarios y fomentar relaciones con clientes leales.
Curado por: Gabriel Neuman
- Actualizado:
- Español
¿Quieres crear procesos automáticos personalizados para ahorrar tiempo?
Solución: Integrar Airtable y QuickBooks Online con Automatización
La mejor manera de crear registros de Airtable para nuevas facturas en QuickBooks Online es utilizar la automatización. La automatización puede ayudarte a ahorrar tiempo y garantizar que tus facturas se creen correctamente. Existen varias formas diferentes de integrar Airtable y QuickBooks Online, pero la manera más fácil es utilizar una integración de Zapier.
Zapier es una herramienta que te permite conectar diferentes aplicaciones y servicios. Con Zapier, puedes crear una zap que automáticamente crea un registro de Airtable para cada nueva factura de QuickBooks Online. Para crear un zap, simplemente sigue estos pasos:
- Ve al sitio web de Zapier y regístrate para obtener una cuenta gratuita.
- Haz clic en el botón Make a Zap y selecciona Airtable como tu aplicación de disparo.
- Selecciona el evento de disparo New Record.
- Ingresa los detalles de la tabla de Airtable en la que quieres crear registros.
- Haz clic en el botón Continuar.
- Selecciona QuickBooks Online como tu aplicación de acción.
- Selecciona el evento de acción Crear Factura.
- Ingresa los detalles de la factura de QuickBooks Online que deseas crear.
- Haz clic en el botón Continuar.
- Revisa el zap y haz clic en el botón Activar Zap.
Una vez que hayas creado el zap, se creará automáticamente un registro de Airtable para cada nueva factura de QuickBooks Online. Puedes ver los registros de Airtable en tu cuenta de Airtable.
También puedes descargar la Plantilla de Airtable para QuickBooks para ayudarte a comenzar. Esta plantilla incluye todos los campos necesarios para crear registros de Airtable para facturas de QuickBooks Online.
Cómo configurar la integración
Para configurar la integración, deberás seguir los siguientes pasos:
- Crea una cuenta en Automation.
- Conecta tus cuentas de Airtable y QuickBooks Online a Automation.
- Crea una regla en Automation para crear automáticamente registros en Airtable para las nuevas facturas de QuickBooks Online.
Para obtener instrucciones más detalladas sobre cómo configurar la integración, consulta la documentación de Automation.
Beneficios de integrar Airtable y QuickBooks Online
Hay muchos beneficios al integrar Airtable y QuickBooks Online, incluyendo:
- Mayor eficiencia: Al automatizar el proceso de creación de facturas, puedes ahorrar tiempo y mejorar tu eficiencia.
- Mayor precisión: Cuando las facturas se crean automáticamente, hay menos posibilidades de errores.
- Mejor visibilidad: Con todas tus facturas en un solo lugar, puedes realizar un seguimiento fácil de tus datos financieros y tomar decisiones informadas sobre tu negocio.
- Colaboración mejorada: Al compartir las facturas con tu equipo, puedes colaborar de manera más efectiva y asegurarte de que todos estén en la misma página.
Beneficios de integrar Airtable y QuickBooks Online
Hay muchos beneficios al integrar Airtable y QuickBooks Online, incluyendo:
- Mayor eficiencia: Al automatizar el proceso de creación de facturas, puedes ahorrar tiempo y mejorar tu eficiencia.
- Mayor precisión: Cuando las facturas se crean automáticamente, hay menos posibilidades de errores.
- Mejor visibilidad: Con todas tus facturas en un solo lugar, puedes realizar un seguimiento fácil de tus datos financieros y tomar decisiones informadas sobre tu negocio.
- Colaboración mejorada: Al compartir las facturas con tu equipo, puedes colaborar de manera más efectiva y asegurarte de que todos estén en la misma página.
Cómo utilizar Airtable para realizar un seguimiento de tus facturas
Airtable es una herramienta poderosa que se puede utilizar para hacer un seguimiento de las facturas de varias formas. Aquí tienes algunos consejos para utilizar Airtable y hacer un seguimiento de tus facturas:
- Crea una tabla para almacenar tus facturas.
- Añade columnas para la siguiente información: número de factura, fecha, fecha de vencimiento, importe, nombre del cliente y estado de pago.
- Utiliza las funciones de automatización de Airtable para crear nuevos registros por cada factura que recibas.
- Utiliza las vistas de Airtable para hacer un seguimiento de tus facturas por estado, fecha de vencimiento o cliente.
- Exporta tus facturas desde Airtable a QuickBooks Online u otro software de contabilidad.
Al utilizar Airtable para hacer un seguimiento de tus facturas, puedes mejorar la gestión de tu flujo de efectivo y asegurarte de que te paguen a tiempo.
Cómo utilizar QuickBooks Online para gestionar tus facturas
Una vez que hayas integrado Airtable y QuickBooks Online, puedes utilizar QuickBooks Online para gestionar tus facturas. Aquí tienes algunos consejos:
- Crea una nueva factura en QuickBooks Online.
- Introduce la información del cliente, la fecha de la factura y la fecha de vencimiento.
- Añade los artículos que estás vendiendo y sus precios.
- Haz clic en Guardar para crear la factura.
La factura se guardará en QuickBooks Online y se añadirá automáticamente a tu base de Airtable. Puedes ver la factura en Airtable haciendo clic en la tabla de Facturas.
También puedes utilizar QuickBooks Online para hacer un seguimiento del estado de tus facturas. Para hacer esto, ve a la pestaña de Facturas y haz clic en la columna de Estado. Se mostrará el estado de la factura, junto con cualquier nota que hayas añadido.
También puedes utilizar QuickBooks Online para enviar facturas a tus clientes. Para hacer esto, ve a la pestaña de Facturas y haz clic en el botón de Enviar. Puedes elegir enviar la factura por correo electrónico, correo postal o fax.
QuickBooks Online es una herramienta poderosa que puede ayudarte a gestionar tus facturas de manera más eficiente. Al integrar QuickBooks Online con Airtable, puedes crear, hacer un seguimiento y enviar facturas desde una ubicación centralizada.
Consejos para utilizar la integración de manera efectiva
Aquí hay algunos consejos para utilizar la integración de manera efectiva:
- Utiliza Airtable para hacer un seguimiento de tus facturas y QuickBooks Online para gestionar tus pagos. Esto te ayudará a mantener un registro de tus finanzas y asegurarte de que te están pagando a tiempo.
- Utiliza la integración para crear flujos de trabajo automatizados. Esto puede ahorrarte tiempo y ayudarte a mantener la organización. Por ejemplo, podrías crear un flujo de trabajo que automáticamente cree una factura en Airtable cuando crees una nueva orden de venta en QuickBooks Online.
- Utiliza la integración para obtener información sobre tu negocio. Por ejemplo, podrías usar Airtable para hacer un seguimiento de tus ventas por producto o por cliente. Esta información puede ayudarte a tomar decisiones informadas sobre tu negocio.
Para obtener más información sobre cómo utilizar la integración de manera efectiva, por favor visita nuestros recursos en PildorasNoCode.com.
Conclusión
En este artículo, te hemos mostrado cómo crear registros de Airtable para nuevas facturas en QuickBooks Online. También hemos discutido los beneficios de integrar Airtable y QuickBooks Online, y proporcionado consejos para utilizar la integración de manera efectiva. Esperamos que esta información te haya sido útil.
Si tienes alguna pregunta o comentario, no dudes en dejarlos abajo.
¿Cómo creo registros de Airtable para facturas de QuickBooks Online?
Para crear registros de Airtable para facturas de QuickBooks Online, sigue estos pasos:
- Abre la factura de QuickBooks Online para la cual quieres crear un registro en Airtable.
- Haz clic en el botón Acciones y selecciona Exportar.
- En el menú desplegable Formato de exportación, selecciona CSV.
- Haz clic en el botón Exportar.
Una vez que se haya exportado el archivo CSV, ábrelo en un editor de texto. Verás una lista de datos sobre la factura, incluyendo el número de factura, la fecha, el monto y el nombre del cliente.
Para crear un registro en Airtable para la factura, copia los datos del archivo CSV y pégalo en una nueva tabla de Airtable.
Una vez que hayas creado el registro en Airtable, puedes usarlo para hacer seguimiento del estado de la factura, gestionar los pagos y enviar recordatorios al cliente.
Ejemplo de un registro en Airtable para una factura de QuickBooks Online
A continuación se muestra un ejemplo de un registro en Airtable para una factura de QuickBooks Online:
Campo | Datos |
---|---|
Número de factura | 123456 |
Fecha | 2023-03-08 |
Monto | $100.00 |
Nombre del cliente | John Doe |
Schema markup para registros de Airtable de facturas de QuickBooks Online
Puedes agregar schema markup a tus registros de Airtable de facturas de QuickBooks Online para ayudar a los motores de búsqueda a entender mejor los datos en tus registros. Esto puede ayudar a que tus registros aparezcan más alto en los resultados de búsqueda para consultas relevantes.
Para agregar schema markup a tus registros de Airtable, sigue estos pasos:
- Abre la tabla de Airtable que contiene tus facturas.
- Haz clic en el ícono de Configuración y selecciona Schema.
- En el editor de Schema, haz clic en el botón Agregar nuevo registro.
- En el campo Nombre, ingresa el nombre del tipo de schema que deseas agregar.
- En la sección Propiedades, ingresa las propiedades para el tipo de schema.
- Haz clic en el botón Guardar.
Una vez que hayas agregado schema markup a tus registros de Airtable, puedes verificar que esté funcionando utilizando la Herramienta de prueba de datos estructurados de Google.
Para obtener más información sobre cómo agregar schema markup a los registros de Airtable, consulta los siguientes recursos:
¿Por qué integrar Airtable y QuickBooks Online?
- Reducción de errores en la creación de registros.
- Ahorro de tiempo en el proceso de creación de registros.
- Incremento en la eficiencia del flujo de trabajo.
- Mejora de la precisión en el seguimiento de las facturas.
- Reducción de tareas manuales y posibles errores humanos.
- Mejora en la trazabilidad de las actividades.
¿Sobre las herramientas?
QuickBooks Online
QuickBooks Online es la versión web de los populares paquetes de contabilidad QuickBooks. Utiliza cualquier integración de Zapier para conectar QuickBooks Online con cientos de otras aplicaciones.
Revisa más automatizaciones de QuickBooks OnlineAirtable
Organízalo todo con Airtable, una base de datos moderna creada para todos. Airtable es una manera rápida y flexible de crear tablas para realizar un seguimiento de cualquier cosa, desde posibles ventas hasta planificación de vacaciones y gestión de inventario.
Revisa más automatizaciones de Airtable
Obtén la plantilla de automatización
Otras automatizaciones
El seguimiento del tiempo debería ser una parte natural de tu día, no una tarea. Usa esta automatización para comenzar automáticamente a registrar tu tiempo en Toggl cada vez que comiencen los eventos de Google Calendar. De esta manera, al final de tu día, todas tus reuniones y citas ya estarán registradas en Toggl sin que tengas que hacer nada.
Con esta integración, los nuevos clientes de Ecwid se agregarán automáticamente a Constant Contact. Tienes el control total de los datos del cliente que deseas transferir.
Otras formas que te podemos apoyar.
COnsultoría Personalizada
4 sesiones 1 hora • Actualizado 11/2023
$890.00 USD
$1500
COcreamos contigo
4 Modules • Updated 01/2023
$2,500.00 USD
Desde
Gabriel Neuman
NoCode Strategist
Fundador | Píldoras NoCode
Gabriel es un Speaker práctico que siempre busca mostrar con ejemplos reales. Gabriel ha impartido en varios eventos, dado consultoría a grandes y pequeñas empresas en Latinoamérica. Su objetivo es que todas las personas apliquen algo de lo impartido en sus eventos
Gabriel Neuman
NoCode Strategist
Fundador | Píldoras NoCode